Der Arbeitskreis „Genehmigungsverfahren optimieren und digitalisieren“
Das gemeinsame Ziel ist es, Baugenehmigungsverfahren in der gesetzlich vorgesehenen Frist durchzuführen und die Dauer der Bearbeitung insgesamt so kurz wie möglich zu halten. Unverzichtbar sind dabei Klarheit über die Vollständigkeit der Antragsunterlagen, Kenntnis der Zuständigkeiten sowie eine unmittelbare Kommunikation von fachlich notwendigen Anforderungen in komplexen Entscheidungsprozessen mit einer Vielzahl von Beteiligten. Der Arbeitskreis „Genehmigungsverfahren optimieren und digitalisieren“ adressiert diesen Anspruch, um Verfahrensschritte zu straffen und Abläufe zu vereinfachen. Denn je länger sich ein Bauvorhaben hinzieht, desto teurer wird es.
Prozess und Anforderungen
Der Arbeitskreis hat ein IT-gestütztes Analysemodell für die bisherigen Verfahren entworfen, das bestehende Abläufe analysiert und Optimierungspotenziale aufzeigen soll. Dieses Modell dient als Grundlage für ein internes Steuerungsinstrument, das Prozessoptimierungen unterstützt. Um den Antragstellenden und Planenden eine bessere Orientierung für eine effizientere Kommunikation an die Hand zu geben, wurden ein beispielhaftes Behördenorganigramm und ein Prozessschaubild erstellt. Ein digitales Kollaborationstool ermöglicht es, künftig Informationen und Dokumente an einem zentralen Ort auszutauschen und transparent zu dokumentieren.
Wenn die Bearbeitung eines Baugenehmigungsverfahrens sich verzögert, liegt dies meist in der Vervollständigung und Nachbesserung des Bauantrags begründet. Die einzureichenden Bauvorlagen sollen daher einerseits klar auf die zur Prüfung des jeweiligen Sachverhaltes notwendigen Unterlagen beschränkt bleiben; andererseits sollen sowohl die Zurückweisung als auch die Rücknahme unvollständiger Anträge Ausdruck einer vertrauensvollen und zugleich ressourcenschonenden Zusammenarbeit werden. Hierzu wurden vom Arbeitskreis „Genehmigungsverfahren optimieren und digitalisieren“ Vollzugshinweise für die Projektbeteiligten vereinbart und Leitbilder entwickelt, die klare Priorisierungen im Genehmigungsverfahren ermöglichen.
Mit der Stärkung der Aufgabe des Verfahrensmanagements ist vorgesehen, Baugenehmigungen „aus einer Hand“ und in Kenntnis aller Instrumente zur Verfahrensstraffung, wie zum Beispiel der konsequenten Anwendung von Präklusionsvorschriften, zu ermöglichen. Das Profil der Rolle des Verfahrensmanagements soll zukünftig weiter geschärft werden. Darüber hinaus sollen die Kompetenzen der Verfahrenskoordination aus der Antragsphase für den Antragstellenden und die Bauprüfung gleichermaßen zur Verfügung stehen.
Ergebnisse und Ausblick
Ein Monitoring-System wird die gängige Vollzugspraxis systematisch erfassen und evaluieren. Gleichzeitig soll ein Perspektivenwechsel Zielkonflikte zwischen Behörden, Akteuren der Immobilienwirtschaft und Planenden klären und Einsicht in das Verwaltungshandeln schaffen. Durch die frühzeitige Kenntnis notwendiger Antragsunterlagen und einer damit einhergehenden, klaren Kommunikation von Anforderungen können planerische Überarbeitungsschleifen vermieden und Verfahren verkürzt werden. Die Fokussierung auf Schnittstellen sorgt für einen effizienteren sowie zeit- und ressourcenschonenderen Prozessverlauf.