Der Arbeitskreis „Optimierte Antragsverfahren durch Antragskonferenzen“
Das Ziel ist es, den Antragstellenden im Rahmen von Antragskonferenzen zu ermöglichen, offene Fragen vor dem Einreichen einer Bauvoranfrage oder eines Bauantrages zu klären. Dadurch sollen unter anderem die Qualität und Vollständigkeit der Antragsunterlagen verbessert werden. So kann der gesetzlich vorgegebene Zeitraum des darauffolgenden Genehmigungsverfahrens eingehalten werden. Dadurch sparen die Antragsstellenden nicht nur Zeit und Kosten, sondern können auch verlässlicher planen.
Derzeit führen lange Antrags- und Genehmigungsverfahren zu zeitlichen Verzögerungen im Projekt und somit zu hohen Planungs- und Baukosten. Dies stellt zudem eine erhebliche Belastung für alle Beteiligten dar. Verzögerung verursacht vor allem der fehlende frühzeitige Austausch über relevante Planungsinhalte zwischen Antragstellenden und Behörden. Der Arbeitskreis „Optimierte Antragsverfahren durch Antragskonferenzen“ setzt sich neben den oben beschriebenen Zielen auch dafür ein, dass Immobilienwirtschaft (Antragstellende) und Verwaltung (Genehmigungsstelle) ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen und Prozesse haben. Auf diese Weise sollen diese effizienter gestaltet und erheblich beschleunigt werden.
Prozess und Anforderungen
Die Verfahrenskoordination und die Antragskonferenz – in Verbindung mit einem digitalen Kollaborationstool – sind dafür die zentralen Instrumente. Verfahrens- und Ermessensfragen werden durch gezielte Koordination frühzeitig geklärt und potenzielle Konflikte vermieden. Eine niedrigschwellige und direkte Kommunikation soll gefördert werden. Um die Antragskonferenz optimal umzusetzen, hat der Arbeitskreis einen Leitfaden entwickelt, der hilft, die Vorbereitung und Durchführung zu strukturieren.
Ein ergänzendes Prozessschaubild visualisiert den Ablauf der Antragskonferenz. Ein digitaler Daten- und Kommunikationsraum unterstützt den Austausch zwischen Antragstellenden und der Verwaltung. Eine Verfahrenskoordination übernimmt die Organisation, Moderation und Steuerung der Antragskonferenz. Das zielgerichtete Abstimmungsergebnis wird mittels eines Letter-of-Intent (LoI) in der Konferenz festgehalten und dient als Grundlage für die weitere Bearbeitung und Antragstellung zwischen der Immobilienwirtschaft und den Genehmigungsbehörden.
Ergebnisse und Ausblick
Die Verfahrenskoordination und die Antragskonferenz schaffen die Grundlage für ein schnelleres und reibungsloseres Antrags- und Genehmigungsverfahren. Durch die frühzeitige Abstimmung wird der Planungsprozess gestrafft. Dadurch können Kapazitäten effektiver genutzt, Zeit gespart und Kosten gesenkt werden. Um die Wirksamkeit dieses Ansatzes sicherzustellen, werden fortlaufende Evaluierungen und Optimierungen durchgeführt. Pilotprojekte dienen dazu, diese Instrumente in der Praxis zu testen und weiterzuentwickeln.